新オフィスプロジェクトを成功に導くプロジェクト体制
こんにちは！
石川県金沢市に本社を置き、石川県全体のオフィスづくりのサポートをしている石川金沢オフィスづくり.comです。
オフィスの新築・移転・リニューアルのサポートをすると、下記のようなご要望を伺います。
「経営者の想いやビジョンを実現できる新オフィスにしたい」
「社員全員が満足する新オフィスにしたい」
「大きな金額を投資するからには投資対効果を最大化したい」
理想のオフィスを実現するために検討すべきことは、予算、期間、デザイン、外部パートナーなど、多岐にわたります。今回はオフィスプロジェクトを成功させるために重要な要素の1つである「オフィスプロジェクト体制」について詳しくご紹介していきたいと思います。オフィスプロジェクトをどのような体制・役割で進行するかによって得られる成果は大きく変わります。理想のオフィスを実現し、投資対効果を最大化するオフィスプロジェクトのポイントを5つ紹介します。
- プロジェクト体制の種類とオススメの体制
- プロジェクトメンバーの選出方法
- 外部パートナーとの連携
- プロジェクトメンバーの共通認識になるオフィスコンセプトの策定
- オフィス完成後も見据えたプロジェクト体制
① プロジェクト体制の種類とオススメの体制
まずはどのようなオフィスプロジェクト体制にするかを決める事からスタートします。
主に「総務主導」「経営者主導」「横断プロジェクトチーム主導」の3つの進め方があります。
それぞれの進め方にメリット・デメリットがあります。下記をご覧ください。
3つのオフィスプロジェクト体制から、”いいとこ取り”をすることがお勧めです。
総務だけでなく、各部門からプロジェクトメンバーを集め、経営者もプロジェクト進行に関与します。
こうすることで、下記のようなメリットを得ることができます。
- 各部門のプロジェクトメンバーから全社員に進行状況が伝わり、全社を巻き込みやすい。
- 中長期視点で検討できる経営者がプロジェクトに入ることで投資対効果の視点が抜け落ちない。
- プロジェクト進行を通じて、経営者の想いやビジョンを社員に伝える場になる。
- オフィスプロジェクトが部門を越えたコミュニケーション機会になる。
- 全部門の意見や要望を把握したうえでプロジェクト進行ができる。 など
② プロジェクトメンバーの選出方法
オフィスプロジェクトの成否を分けるのがプロジェクトメンバー選出です。
経営者から指名するケース、挙手制にするケースなど、決め方は様々です。
下記のようなプロジェクトメンバーを選出するといいでしょう。
- 全社員の意見を吸い上げるために各部門から1名はアサインする。
- オフィスプロジェクトに前向きに取り組み、意見を出せるメンバーにする。
- 他のメンバーの意見を尊重できるメンバーにする。
- 自分や自部署の損得ではなく、全体最適の視点を持てるメンバーにする。
- 伝達力があり、オフィスプロジェクト進捗を部門に共有できるメンバーにする。
- 得意分野の活きる役割があるメンバーにする。
③ 外部パートナーとの連携
オフィスレイアウト設計、オフィス家具選定、内装デザイン、スケジュール策定、専門業者選定など新オフィスプロジェクトには様々なタスクがあります。プロジェクトメンバーが通常業務をしながら対応できる業務量には限界がありますし、専門家に依頼しなくては対応ができない業務もたくさんあります。早い段階で、オフィスプロジェクトを任すことができる、信頼できるパートナーを選定し、プロジェクトチームとの定期ミーティングを実施するようにしましょう。外部パートナーとプロジェクトチームが一体化してプロジェクトを進められるのが理想です。
④ プロジェクトメンバーの共通認識になるオフィスコンセプトの策定
オフィスづくりのコンセプトとは「理想のオフィス実現をブレなくする一貫した考え」です。コンセプトがあることで、どのようなオフィスを実現するかイメージを共有することができます。コンセプトがあることで、プロジェクトチーム内での議論が円滑になりますし、予算やスペースなどの問題で取捨選択をしなければいけない場合もコンセプトに照らし合わせて判断をすることで意思決定がしやすくなります。プロジェクトチーム全員がコンセプトができた背景を把握しておくことが理想です。コンセプト策定段階からプロジェクトメンバーを巻き込むといいでしょう。
⑤ オフィス完成後も見据えたプロジェクト体制
オフィスプロジェクトチームはオフィスが完成した時点で解散になってしまう事が多いです。実は新オフィスが完成した後が重要です。利用する中で不便な点や、不足していた点に気づきます。オフィスレイアウト変更や、備品の追加購入、運用ルールの再検討を行ってメンテナンスをします。そのため、オフィス完成後は”オフィス構築プロジェクトチーム”を解散するのではなく、名称を”オフィス改善プロジェクトチーム”に変えて、引き続きプロジェクト活動をしていきましょう。オフィスの投資対効果を最大化するためには、オフィスが完成した後の運用段階も重要です。理想のオフィスを実現するためのオフィスプロジェクト体制の重要性とポイントをお伝えしました。当社では、オフィスプロジェクトチームの構築から進行までをサポートすることが可能です。会社全体を巻き込んだ投資対効果の高いオフィスづくりをしたい方はお気軽にご相談ください。
私たちは60年以上にわたってオフィスづくりを手がけており、年間300件以上のオフィス施工実績があります。
オフィスに関するお困りごとは、石川金沢オフィスづくり.comにお任せください。
